تفويض اختيار راهبردي براي مديران (قسمت اول)

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

براي صرفه جويي در وقتمان دو راه داريم:

يا كارمان را كم كنيم

 تند و بهتر كار كنيم.

مؤثرترين عامل در سبكتر كردن بار كاري افراد تفويض اختيار است. هيچكس آنقدر وقت ندارد كه همه كارهايش را خودش به تنهايي انجام دهد. هر قدر بار وظايف و مسئوليتهاي ما در محل سنگين‌تر باشد، بيشتر بايد به فكر واگذار كردن بعضي از آن به ديگران باشيم. نكته قابل توجه اينكه اگر واگذاري كار به ديگران از روي اصول و ضوابط صحيح انجام شود، اين كار به سود هر دو طرف و در نهايت به سود سازمان خواهد بود.

چرا افراد تفويض اختيار نمي كنند:

عمده‌ترين دليل  عدم تفويض اختيار، نداشتن امنيت كافي است. زيرا مي‌ترسيم افرادي كه به آنان تفويض اختيار نموده‌ايم كار را بهتر از آنچه كه ما انجام مي‌دهيم، انجام دهند و يا در آينده جاي ما را بگيرند. اگر چنين نگرشي داشته باشيد، عقب مي‌مانيد. در صورتي كه در سهيم كردن افراد در تفويض اختيار و مسئوليتها اهمال كنيد ممكن است وضعيت فعلي شما با قيمت از دست دادن فرصتهاي پيشرفت حفظ گردد، بايد آگاه باشيم كه سريعترين راه براي ارتقاء داشتن جايگزيني قوي در محل است كه براي دنبال كردن راه شما وقتي كه زمان آن فرا برسد توانا و آماده است.

از دلايل ديگري كه مديران در عدم واگذاري اختيار به زيردستان ذكر مي‌كنند عبارتنداز:

ـ كارمندان من تجربه ندارند.

ـ توضيح كار براي افراد بيش از انجام كار به وسيله خود من طول مي‌كشد.

ـ حتي يك اشتباه كارمند گران تمام مي‌شود.

ـ  من به دليل موفقيت خود سريعتر كار را انجام مي دهم.

ـ كارهايي وجود دارد كه نمي توانم آنها را به كسي تفويض كنم.

ـ كاركنان من متخصص هستند، ولي دانش جامعي را كه لازمه گرفتن بعضي تصميمات است ندارند.

ـ كاركنان من اغلب سرشان شلوغ است.

ـ كاركنان من هنوز آمادة پذيرش مسئوليت بيشتري نيستند.

ـ من به دليل فقدان كنترل بر عملكرد كاركنان هنگام تفويض اختيار نگرانم.

ـ من دوست دارم سرم شلوغ باشد و خودم تصميم‌گيرنده باشم.

ـ من از تفويض اختيار هراس دارم.

آداب كار در تفويض اختيار

ـ  در آغاز كار، انتظارات خود از اعضاي گروه در مورد آنچه مي‌خواهيد انجام دهند به وضوح به آنان گوشزد نماييد. استانداردهاي عملكردي را كه براي ارزشيابي كار از آن استفاده مي‌شود شرح دهيد و اعضاي گروه را مطمئن سازيد كه هنگام انجام كار اختيار كامل دارند و سطح پشتيباني مورد نياز (پول و ساير منابع) كه سازمان در اختيار آنان قرار مي‌دهد بيان نمائيد.

ـ حسي از الزام و تعهد را در اعضاي گروه ايجاد كنيد. سپس سيستمي براي پاداش دادن به عملكردهاي برجسته وضع نماييد.

ـ به‌جاي ارائه راههاي انجام دادن كار به نتايج حاصله متمركز شويد. بدين طريق اعضاي گروه بيشتر مي‌آموزند، ابتكار بيشتري از خود بروز مي‌دهند و شوق و گرمي بيشتري براي انجام وظيفه پيدا مي‌كنند.

ـ در تفويض اختيار نبايد صرفاً به واگذار كردن كارهاي پيش پا افتاده و دست و پاگير به زيردستانتان اكتفا كنيد. يك مدير با تدبير مي‌كوشد بعضي از كارهاي جالب و سازنده خود را نيز به زيردستانش واگذار كند و اختيار كامل انجام آنها را بطور همزمان به آنها تفويض نمايد. البته مسئول نهايي انجام مطلوب و شايسته كار خود مدير است كه قابل تفويض نيست. كارمند زيردست شما در مقابل كاري كه به او سپرده‌ايد به شما مسئول است ولي مسئول نهايي آن كار در مقابل مدير مافوق، شما هستيد. بعنوان مثال هر كس نامه يا گزارشي را امضاء مي‌كند خودش مسئول است، نه كسي كه آن نامه را تهيه يا تايپ كرده است.

ادامه دارد...