• مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

آیا شما هم اغلب به دنبال وقت تلف شده خود هستید؟

رسم براين است كه در شروع سال فهرست كامل و مفصلي از مقاصد و نيات خود تهيه ‌كنيم و پس از آن با گذشت زمان و سپري شدن باقيمانده ايام سال آن را فراموش كنيم.

بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می‌اندازیم مشاهده میکنیم که علیرغم گذراندن ساعت ها، کار خاصی انجام نداده ایم. اصطلاح نه چندان درستی که بنام مدیرت زمان كه بيش از 100 سال است بوجود آمده، اما متاسفانه اين اصطلاح تصور غلطي از آنچه يك فرد مي تواند انجام دهد بوجود آورده است، در واقع زمان قابل مديريت نيست، تا زماني كه نتوانيم ماشين زمان را كنترل كنيم زمان نيز قابل كنترل نيست. بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانه خود را مدیریت کنیم.

زمان با ارزش ترين منبعي است كه در اختيار انسانها قرار دارد و اهميت اين منبع را مي توان در دو بعد ديد. اول آنكه زمان تنها منبعي است كه ميان افراد به طور مساوي تقسيم شده است و دوم اينكه استفاده از منابع ديگر وابسته به داشتن زمان است. بر اين اساس مي توان گفت زمان اصلي ترين سرمايه بشري است.

زمان منبع منحصر به فردي است كه اگر تلف شود جايگزيني براي آن وجود ندارد، جنبه مثبت اين منبع آن است كه تمام مديران آن را به يك اندازه در اختيار دارند، چه پول، نيروي كار و ساير منابع بصورت نابرابر توزيع شده اند، اما تمامي مديران، زمان را به ميزان يكسان در اختيار دارند و تنها مي توانند از اين منبع بهتر از ديگران استفاده كرد. بنابراين مهم نيست كه شما مشغول انجام چه كاري هستيد؛ زمان بدون توجه به شما با سرعت ثابت يك ثانيه در هر ثانيه به حركت خود ادامه خواهد داد.

پژوهش‌هاي انجام شده مؤيد اين مطلب مي‌باشد كه بيشتر مديران 90% نتايجي را كه به دست مي‌آورند با استفاده از 10% زمان خود به آن نائل شده‌اند.

عوامل تلف كننده زمان

قبل از اينكه شما بتوانيد از زمانتان بهتر استفاده كنيد نياز داريد، بدانيد در حال حاضر چگونه زمانتان را سپري مي‌كنيد. شناسايي عوامل تلف كننده زمان قبل از هر چيز لازم مي باشد زيرا اين عوامل دلايل عمده كاهش كارايي و اثربخشي در كار مي‌باشد. كه مي توان از آن به عنوان « سارقان زمان » ياد كرد. با شناخت از آنها می توانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف و یا به گونه ای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.

•  تلفن : تلفن به عنوان بزرگترين و اصلي‌ترين ابزار ارتباطي يك مدير، مي‌تواند بزرگترين دشمن براي اثربخشي وي باشد، اگر نداند چگونه تهديدات آنرا كنترل كند.

• جلسات غير ضروري: مطالعات نشان مي‌دهد كه مديران مياني حدود 17 ساعت در هفته را در جلسات مي‌گذرانند و حدود 6 ساعت را صرف برنامه‌ريزي براي آن و ساعات هنگفتي نيز به دنبال آن صرف مي‌كنند.

• بازديد كنندگان سرزده: مهلك ترين كلماتي كه زمان شما را مي‌دزدند، اين چند كلمه‌اند « يك دقيقه وقتتان را به من بدهيد » متهمان اين سرقت همكاران، رييس و دوستان شما مي‌باشند.

• نا توانی در "نه" گفتن: اين يك قانون

• عدم تفويض اختيار: كارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب آنها را به تنهايي خود انجام مي‌دهيد.
• نداشتن برنامه کاری روزانه

•  دخالت در کارهای فنی در حالی که آگاهی فنی لازم را ندارید.

•  خسته بودن و استرس داشتن.

•  میز و محیط کاری شلوغ داشتن.

شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آنها اشاره شد بسادگی خواهید دید که به چه سادگی می توانید موارد بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلیدهایی برای رفع مشکلات دیگر می‌باشند، بعنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور می باشد، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموماً برای هماهنگی انجام کارها می‌باشد و ... که به دلیل عدم استفاده صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود برای ما مشکل جدیدی خواهند آفرید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه ریزی و توانایی های شخصی خودمان برمی گردد، مانند عدم توانایی «نه» گفتن، نداشتن برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث ها و ... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی گردد. در حقيقت بهتر آن است مدت زماني را صرف برنامه‌ريزي و سازماندهي نماييد. هدفگذاري را در كارهايتان فراموش نكنيد و با اين هدفها در انجام كارهايتان اولويت بندي كنيد و...

راه حل بسیار ساده می باشد، از یکطرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی‌هایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید در رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که "نه" بگویم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفن های غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و ....

مشاهده می کنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.