·         مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

برنامه‌ریزی، فرایند آگاهانه و سیستماتیک تصمیم گیری برای تحقق اهداف یک سازمان است. از این رو، هر سازمان برای پیشرفت و توفیق در عرصه رقابت‌ نیازمند برنامه‌ریزی است. لزوم برنامه ریزی آموزشی برای کارکنان هر سازمان تا بدان حد بدیهی است که ضرورتی برای توجیه آن وجود ندارد. زیرا چنانچه کارها در سازمان‌ها بر اساس برنامه‌ریزی صورت نگیرد مدیران و کارکنان دائماً با مسائل و مشکلات دست به گریبان خواهند بود و بیشتر توان خود را به جای آنکه صرف تحقق اهداف سازمان کنند، در رفع دشواریهای روزمره هدر خواهند داد.

بنابراین یکی از وظایف مدیران در هر سازمان، برنامه ریزی آموزشی است. برنامه ریزی آموزشی افزون بر بالا بردن احتمال موفقیت مدیران در هدایت مطلوب سازمان، آنها را در انجام سایر وظایف مدیریتی نیز یاری می دهد. بدین معنا که با برنامه‌ریزی صحیح امور سازماندهی شده، تامین منابع انسانی و هدایت رهبری، به ویژه نظارت و کنترل اجرائی تر و اثربخش تر خواهد شد. برنامه ریزی دارای اصولی است که این اصول در سازمانها باید با شکلی تخصصی تر مورد توجه و استفاده قرار گیرد. از مهمترین اصول برنامه ریزی، تعیین اهداف سازمان است که شامل اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت می‌شود. مدیر برنامه‌ریز باید در انتخاب اهداف سازمان دقت کافی داشته باشد زیرا اهداف انتخاب شده باید قابل وصول بوده و هماهنگی منطقی با هم داشته باشند.

در تهیه این برنامه می بایست به نکاتی همانند نحوه اجرا و ارزشیابی برنامه ها، ارائه خدمات مشاوره ای به مدیران سازمان در مورد پیگیری برنامه‌های آموزشی و شناسائی نقاط ضعف موجود در سیستم آموزشی سازمان و توسعه برنامه های جایگزین توجه ویژه کرد.

● استقرار یک برنامه ریزی آموزشی صحیح در هر سازمان می تواند در موارد مشروحه ذیل به مدیران و موفقیت آن سازمان کمک کند:

۱- فرصتهای آتی به روشنی مشخص می‌گردند. مشکلات آینده پیش بینی شده و راهکارهای عملی جلوگیری از مواجه شدن با آنها تعیین می شوند.

۲-  عملکرد کلی سازمان را مجسم سازد.

۳- دید روشنی نسبت به روابط با مخاطبین سازمان فراهم می‌نماید.

۴- برداشت کاملی ازشرح وظایف و فعالیتهای درون و برون سازمانی را ترسیم می کند.

۵- با استفاده از پیش فرضها مسائل و مشکلات ممکن در محیط را شناسائی نموده و با در نظر گرفتن تمامی عوامل و نیروهای موثر زمینه مناسب برای اتخاذ تصمیم صحیح را فراهم می‌کند.

۶- عواملی را که خارج از کنترل است تشخیص داده و دلائلی برای انتخاب برنامه های جایگزین ارائه می دهد.

۷- برنامه ریزی چارچوب واحدی برای فعالیتها به وجود می آورد و افراد سازمان را وادار می‌کند تا تلاشها و کوششهایشان را بر امور مهم سازمان متمرکز سازند و از کارهای کم اهمیت احتراز کنند.

۸- بر نامه های اثر بخش موجب هماهنگی فعالیتهای سازمان شده و فعالیتهای غیرسودمند را حذف می کند. افزون بر این برنامه‌ریزی باعث می شود هزینه فعالیتهای سازمان را به حداقل رسانده و زمینه‌ای مناسب را فراهم می‌سازد تا از منابع مالی و انسانی حداکثر استفاده به عمل آید و از هدر رفتن زمان و سرمایه جلوگیری شود.

۹- برنامه ریزی، باعث تقویت رفتار سازمانی می‌گردد. و از سوی دیگر موجب تقویت کار تیمی در سازمان شده و زمینه مشارکت تمامی کارکنان را در حصول به اهداف کلی سازمان فراهم می آورد. وقتی اهداف سازمان و وظایف هر یک از کارمندان مشخص باشد توان همکاری آنان با سازمان بهتر می‌شود و در نتیجه نیروهای خلاق و نوآوری کارکنان آزاد شده و به آنان فرصت می دهد تا در فرایند تفکر برای پیشبرد بهتر کارها مشارکت بیشتر داشته باشند.

۱۰- برنامه ریزی باعث تسهیل در امر کنترل و نظارت است.