معمولا در سازمانها و در محاورات روزمره واژه هاي مدير و رئيس را اكثراً مترادف به كار مي بريـــم و كساني كه در علم مديريت مطالعه اي ندارند، اصولا تفاوتي بين مديران و رؤســـا قائل نيستند و مدير يا رئيس را كسي مي داننــــد كه دستور مي دهد و دستور او لازم الاجرا است.

در فرهنگ لغت معين، مدير، اداره كننده كاري و در فرهنگ لغت المنجد، رئيس، سرور و سالار و بزرگ و پيشوا تعريف شده است.

در كتابهاي مختلفي كه در زمينه مديريت نگاشته شده است معمولا دو ويژگي و شرط را براي مدير عنوان مي كنند:

1-     ساخت شخصيتي. كه ويژگيهاي شخصيتي خاصي را براي مديران لازم مي دانند از جمله: بـــرون گرايي، اعتماد به نفس، شجاعت، سخنوري، رهبري، پويايي، فعال بودن، آراستگي ظاهر، علاقه، و... كه در مجموع اشاره به سلامت رواني مدير دارد و درواقع به بحث آشناي«هنر» بودن مديريت مي پردازد.

2-     ساخت تخصصي. اينكه مدير بايد در رشته مديريت، دانش و آگاهي لازم و تحصيلات مناسب دانشگاهي و سواد مديريت داشته و در كارش متخصص باشد كه در مجموع اشاره به بحث آشناي «علم» بودن مديريت دارد.

از اين منظر مديران بايد هم از نظر رواني و ويژگيهاي شخصيتي و هم از نظر علمي صلاحيت احراز پست مديريت را داشته باشند نبود هر يك از ويژگيهاي مورد اشاره لطمه به هويت و كاركرد مدير خواهد زد.

فرنچ (FRENCH) و ريون (RAVEN) منابع قدرت مديران را چنين عنوان كرده اند:

1.    قدرت مرجعيت يا شخصيتي. همان چيزي كه به عنوان هنر در مديريت شناخته مي شود يعني مدير بايد ويژگيهاي شخصيتي مناسب و سلامت روان براي تصدي اين شغل داشته باشد. چرا كه قرار است تعدادي از انسانهاي ديگر را هدايت كرده و به هدف برساند. قدرت مرجعيت به مدير اين اجازه را مي دهد كه به عنوان الگو در بين كاركنان خود مطرح باشد و كاركنان آرزو كنند كه از لحاظ شخصيتي روزي مثل مدير مافوق خود شوند و به همين دليل دستورات اداري او را با رضايت خاطر پذيرفته و براي او احترام قائل هستند.

2.    قدرت تخصصي. همان چيزي كه به عنوان علم در مديريت شناخته مي شود. يعني مدير بايد در يكي از گرايشهاي مختلف علم مديريت تخصصي و مدرك دانشگاهي معتبر داشته و نسبت به مسائل كاري خود كاملا آگاهي داشته باشد. اين قدرت به مدير اجازه مي دهد طبق دانش خود امور اداري را پيش ببرد و كاركنان تابع وي، چون او را انساني متخصص مي دانند با اطمينان، دستورات وي را اجرا مي كنند.

3.    قدرت پاداش. مدير در سازمان مي تواند به وسيله اين قدرت در كاركنان ايجاد انگيزش كند و از طريق پاداشهاي دروني و بيروني كه به كاركنان مي دهد دستورات خود را اجرايي كند.

4.    قدرت تنبيه. مدير مي تواند با استفاده از اين قدرت، كاركنان خاطي را تنبيه كرده تا دستورات او در سازمان اجرا شوند. البته مديران شايسته از اين قدرت كمتر استفاده كرده و ترجيح مي دهند ازجنبه مثبت قدرت خود يعني قدرت پاداش استفاده كنند و در موارد اندك و استثنايي از تنبيه به عنوان آخرين راه حل ممكن استفاده مي كنند.

5.    قدرت قانوني. يعني قدرتي كه به وسيله يك حكم و توسط سازمان به مدير داده مي شود و وي طبق قانون مي تواند دستور دهد و انتظار اطاعت نيز داشته باشد. قدرت قانوني در احكام اداري تجلي مي يابد و معمولا مدت آن نيز تعيين مي شود كه مثلاً مدير براي مدت N سال به اين پست منصوب مي شود.

حال ببينيم مديران و رؤسا از اين قدرتها چگونه استفاده مي كنند: مديري كه متشخص و متخصص باشد بيشتر از قدرتهاي مرجعيت و تخصص و پاداش استفاده مي كند، چرا كه به راحتي مي تواند از نظر شخصيتي و علمي روي زيردستان خود اثر گذارد و زيردستان نيز چون وي را انساني شايسته مي دانند با رغبت دستورات اداري را اجرا مي كنند و به موقع نيز از پاداشهاي مناسب بهره مند مي گردند.

مديران شايسته بندرت از قدرت قانوني خود استفاده مي كنند و اطاعت بي چون و چرا را از كــاركنان خود نمي خواهند و هيچگاه نمي گويند چون از لحاظ قانوني من مدير هستم پس همه دستوراتم چه درست و چه غلط بدون هيچگونه بحثي لازم الاجراست. مديران راه بحث و گفتگو، چون و چرا و مشاركت را در سازمان سد نمي كنند و انتظار «بله قربان» گفتن مطلق را از زيردستان خود ندارند.

اما رؤسا كساني هستند كه چون تنها بنابر حكم قــانوني و ابلاغ به اين سمت منصوب شده اند و از لحاظ شخصيتي يا تخصصي يا هر دوي آنها صلاحيت لازم را براي احراز از اين پست ندارند دائما از قدرت قانوني خود استفاده مي كنند و با استفاده از الگوي مديريت آمرانه و دستوري توقع اطاعت مطلق را از كاركنان خود دارند و هرگونه بحث و اما واگري را با استفاده از قدرت تنبيه به سرعت پاسخ مي دهند و سيستمي بسته و نظامي را در سازمان حكمفرما مي كنند.

نتيجـــه مي گيريم كه همه آدمها بالفعل مي توانند با دردست داشتن يك ابلاغ رسمي رئيس شوند و از اين منظر همه ما رئيس هستيم، اما تعداد كمي از انسانها كه داراي ويژگيهاي شخصيتي و علمي مديريت هستند مي توانند مدير شوند.

1- قاطع، اما مهربان باشید.

2- جدی ، اما لطیف باشید.

3- در انجام كارها روي شيوه‌اي خاص تأكيد نكنيد. شايد كسي بتواند از مسير كوتاه‌تر و بهتري شما را به مقصد برساند.
4- توجه داشته باشيد دانش و تجربه، هيچ كدام به تنهايي رهگشا نيستند، مثل اكسيژن و هيدروژن كه از تركيب معيني از آنها هواي تنفس ما تأمين مي‌شود، مي‌توان با آميختن دانش و تجربه، راهكارهاي حياتي و استثنايي خلق كرد.
5- به خاطر داشته باشيد رعايت استانداردهاي محيط كار در كارايي كارمندان مؤثر است.
6- با فرق گذاشتن بيهوده بين افراد گروه، انگيزه كاري آنها را از بين نبريد.
7- از مشورت و نظرخواهي با نيروي جوان ابايي نداشته باشيد.
8- با رفتارهاي ضد و نقيض، اعتماد زيردستان را از خود سلب نكنيد.
9- در به وجود آوردن فضاي رقابتي سالم، كوشا باشيد.
10- براي ارتقاي سطح دانش كارمندان و افزايش بهره‌وري آنان، كلاسهاي آموزشي ترتيب دهيد و از لوازم كمك آموزشي بهره گيريد.
11- دقت كنيد كه توبيخ كارمند خطاكار، بايد متناسب با اشتباهاتش تعيين شود.
12- در صورت لزوم با قاطعيت نه بگوييد.
13- سعي كنيد با اصول ساده روانشناسي آشنا شويد.
14- طوري رفتار كنيد كه ديگران شما را به عنوان الگو انتخاب كنند و آينده كاري دلخواه خود را در قالب شخصيت شما مجسم كنند.
15- هرگز در حضور كارمندان با ديگر معاشرين خود، پشت سر افراد بدگويي نكنيد.

16- همواره معلم باشید و یادتان باشد که همکاران شما از رفتار شماب یشتر از گفتار شما می آموزند.

17- شما یا نماینده شما باید در همه صحنه های شادی و غم همکارانتان حضور داشته باشد.

 18- با شروع به موقع جلسات، وقت‌شناسي را عملاً به حاضرين بياموزيد.
19- در انجام كارها به سه نكته بيش از بقيه نكات توجه كنيد: اعتماد به نفس، اعتماد به نفس، اعتماد به نفس.
20- انتقاد پذير باشيد.
21- با بي‌توجهي، تلاش و زحمات زيردستان را بي‌ارزش نكنيد.
22- با وسواس بيهوده در انتخاب، زمان را از دست ندهيد و به خاطر داشته باشيد زمان براي شما متوقف نمي‌شود.

نكته اصلی در مدیریت انگیزش این است كه بدانیم كاركنان به وسیله چیزی انگیخته می‌شوند كه تحقق آن را باور دارند و این تحقق نه به وسیله وعده و وعید مدیران، بلكه مدیران می‌توانند در كاركنان خود به وسیله درجریان آوردن سه شرط لازم برای انگیزش یعنی اعتماد به نفس، اطمینان و رضایت به وسیله ایجاد محیطی كه در آن سه شرط تقویت می‌شوند، ایجاد انگیزش كنند.

اگر از موضوعي علمي اطلاعي نداريد، يا احتياج به توضيحات بيشتري داريد، بدون هيچ ترديدي سؤال كنيد.

 

مدیر خوب بایستی مشاوران و دستیاران شایسته داشته باشند. ایده ال این است که هر کدام از افراد تیم در کار خودشان تخصص بیشتری، نسبت به مدیر داشته باشند. زیرا به این ترتیب هدفهای تیم بهتر تحقق می یابد.

این ممکن است کمی خطر داشته باشد، اما استخدام و ارتقای افرادی که از شما بهترند و دانش روز را دارند بسیار ضروری است. این به شما کمک می کند که به کار اصلی تان که مدیریت است بیشتر بپردازید.

بنابراین، به جای این که از افراد با تجربه تر و متخصص تر از خود بهراسید فعالانه آنها را به کار گیرید. شما فقط شرایط و ابزار مورد نیازشان را فراهم کنید و به آنها کمک کنید تا به هدفهای خود برسند و موفقیت هایشان را تائید کنید.

هر جا امکان داشت سعی کنید به اندازۀ کافی در مورد تخصص آنها اطلاع کسب کنید و گه گاه نظرات خود را ابزار نمائید تا بدانند شما علاقه مند و مطلع هستید.

به خاطر بسپارید دلیلی ندارد چون شما می خواسته اید مدیر شوید دیگران هم همین را بخواهند. بسیاری از افراد ترجیح می دهند که سهم فردی در انجام کارها داشته باشند و بدین ترتیب بر تخصص خود تمرکز کنید. افراد دیگر اولویتهای دیگری در زندگی دارند و غیر قابل پیش بینی بودن و مسئولیتهای شغلی مدیریتی را نمی خواهند. بنابراین، به غیر از آنها که خواستار شغل مدیریت بوده اند و شما در رقابت با آنها برنده شده اید. دیگر کارمندان می خواهند شما مدیرشان باشید.

همیشه با خود بگویید:

«من فعالانه وقت خود را با بهترین کارمندانم می گذرانم و حداکثر تلاشم را می کنم که آنها موفق شوند و پیشرفت کنند.

روستايي بود دور افتاده كه مردم ساده دل و بي سوادي در آن سكونت داشتند. مردي شياد از ساده لوحي آنان استفاده كرده و بر آنان به نوعي حكومت مي كرد. برحسب اتفاق گذر يك معلم به آن روستا افتاد و متوجه دغلكاري هاي شياد شد و او را نصيحت كرد كه از اغفال مردم دست بردارد و گرنه او را رسوا مي كند. اما مرد شياد نپذيرفت. بعد از اتمام حجت٬ معلم با مردم روستا از فريبكاري هاي شياد سخن گفت و نسبت به حقه هاي او هشدار داد. بعد از كلي مشاجره بين معلم و شياد قرار بر اين شد كه فردا در ميدان روستا معلم و مرد شياد مسابقه بدهند تا معلوم شود كداميك باسواد و كداميك بي سواد هستند. در روز موعود همه مردم روستا در ميدان ده گرد آمده بودند تا ببينند آخر كار، چه مي شود.

شياد به معلم گفت: بنويس «مار»

معلم نوشت: مار

نوبت شياد كه رسيد شكل مار را روي خاك كشيد.

و به مردم گفت: شما خود قضاوت كنيد كداميك از اينها مار است؟

مردم كه سواد نداشتند متوجه نوشته مار نشدند اما همه شكل مار را شناختند و به جان معلم افتادند تا مي توانستند او را كتك زدند و از روستا بيرون راندند.

 شرح حكايت

اگر مي خواهيم بر ديگران تأثير بگذاريم يا آنها را با خود همراه كنيم بهتر است با زبان، رويكرد و نگرش خود آنها، با آنها سخن گفته و رفتار كنيم. هميشه نمي توانيم با اصول و چارچوب فكري خود ديگران را مديريت كنيم. بايد افكار و مقاصد خود را به زبان فرهنگ، نگرش، اعتقادات، آداب و رسوم و پيشينه آنان ترجمه كرد و به آنها داد.

.Don't make promise when you are in joy

 .Don't reply when you are sad

.Don't take decision when you are angry

.Think twice . . ., Act Wise

وقتي خوشحال هستيد قول ندهيد.

وقتي غمگين هستيد پاسخ ندهيد.

وقتي عصباني هستيد تصميم گيري نكنيد.

دو بار فكر كنيد. . .، خردمندانه عمل كنيد.

پیام مدیریتی : شرايط روحي انسان بر عملكردش تأثير مي گذارد. بايد بدانيم كه در شرايط روحي متفاوت چگونه عمل كنيم تا به خود يا ديگران ضرر و آسيب نرسانيم.

ده روش غلط مديريت

1) وقتي كاركنان، خوب كار مي‌كنند، مديران اصلاً توجه نمي‌كنند، ولي در صورت خطا، آنها را سرزنش و بعضاً تنبيه مي‌كنند.

2) مديران ناكارآمد، واقعيت‌ها را براي كاركنان بازگو نمي‌كنند. آنها در حالي كه اخبار خوشايند را بزك كرده و به شكل بزرگنمايي شده به كاركنان خود نشان مي‌دهند، سعي مي‌كنند اخبار ناگوار را كوچك يا پنهان كنند.

3) ارزيابي عملكرد افراد را عموماً براساس عملكرد انفرادي آنان محاسبه مي‌كنند، ولي براي سينرژي و فرهنگ توان افزايي و هم افزايي ارزشي قائل نيستند.

4) با افراد باكاركرد ناچيز و كاركرد برجسته، يكسان برخورد مي‌كنند. اين برخورد باعث مي‌شود كاركناني با موقعيت اول هميشه در حال تمسخر و پوزخند و كاركناني با موقعيت دوم، هميشه بي‌انگيزه باشند.

5) با اجراي سياست تفرقه ‌بينداز و حكومت كن، بر تيرگي روابط افراد سازمان دامن مي‌ز‌نند.

6) كارهاي كوچك را به آدم‌هاي بزرگ و شايسته و كارهاي بزرگ را به آدم‌هاي نالايق مي‌سپارند.

7) با ديكته كردن قدم به قدم فعاليت‌ها، ابتكار عمل و خلاقيت را از كاركنانشان سلب مي‌كنند.

8) با عدم انعطاف‌پذيري و عدم استقبال از انتقادات با روي باز، شجاعت و جسارت در نظريات و بيان عقايد را از كاركنان سلب مي‌كنند.

9) به دليل عدم تشخيص فرصت‌ها و تهديدها،‌ از انجام به موقع و حركت‌هاي توام با ريسك معذور است.

10) نداشتن برنامه ريزي استراتژيك و چشم‌اندازهاي لازم، سبب ناتواني در برداشتن موانع از سر راه و در نتيجه بزرگ شدن مشكلات مي‌شود.

«با فرق گذاشتن بیهوده بین افراد گروه، انگیزه کاری آنها را از بین نبرید.»

به نظر شما بزرگترین ضعف مدیریت در سازمان شما چیست و چگونه می توان این مشکل را برطرف نمود؟

«به خاطر داشته باشید رعایت استانداردهای محیط کار در کارایی کارمندان مؤثر است.»

آیا سازمان شما به این مهم توجه دارد؟

آيا شما قادر هستيد يك ارزيابي بدون غرض انجام دهيد؟

مدير بودن به اين معناست كه رفتار مثبت كاركنان را تشويق و همچنين مواردي را كه كارمند نياز به بهبودي دارد را شناسايي كنيد.

يك مدير لايق و موثر همچنين بايد تغييرات دلخواهش را هدايت كند. اين مطلب به اين معني است كه بتوان هر كارمند را به درستي طبق توانايي شخصي و مشاركت كاريش ارزيابي كرد.

مديران خوب به كارمندان كمك مي كنند تا اهداف كاري كوتاه مدت و بلندمدت را تحقق بخشيده و همچنين به كاركنان درباره كاري كه بايد درجهت رشد در سازمان انجام دهند كمك مي كنند. ارزيابي عملكرد يك وسيله عالي براي شروع تغييرات و استراتژي هاي سازمان است.

«با فرق گذاشتن بیهوده بین افراد گروه، انگیزه کاری آنها را از بین نبرید.»

مديريت بر مبناي هدف

شايد كه عمل كنيم :

تفاوت كشورهاي ثروتمند (پیشرفته) و فقير، تفاوت قدمت آنها نيست.

زيرا براي مثال كشور مصر بيش از 3000 سال تاريخ مكتوب دارد و فقير است!

اما كشورهاي جديدي مانند كانادا، نيوزيلند، استراليا كه 150 سال پيش وضعيت قابل توجهي نداشتند اكنون كشورهايي توسعه‌ يافته و ثروتمند هستند.

تفاوت كشورهاي فقير و ثروتمند (پیشرفته) در ميزان منابع طبيعي قابل استحصال آنها هم نيست.

ژاپن كشوري است دارای سرزمين بسيار محدودي كه 80 درصد آن كوه‌هايي است كه مناسب كشاورزي و دامداري نيست اما دومين اقتصاد قدرتمند جهان پس از آمريكا را دارد. اين كشور مانند يك كارخانه پهناور و شناوري مي‌باشد كه مواد خام را از سراسر جهان وارد كرده و به صورت محصولات پيشرفته صادر مي‌كند.

مثال دیگر کشور سويس</