عوامل تلف كننده زمان:

زماني كه از اتلاف وقت سخن به ميان مي‌آيد اغلب زمانهايي كه صرف تفريح، سرگرمي و يا خوابيدن مي‌شود به ذهن ما خطور مي كند اما در حقيقت اين اوقات به هيچ وجه تلف نمي‌شوند بلكه فرصتهايي براي تمدد اعصاب و تجديد قوا،  به منظور آمادگي براي براي كار و فعاليت هستند. اتلاف وقت به زمانهايي گفته مي‌شود كه طي ساعات كاري و در حالي كه فرد ظاهراً مشغول كار است بي هدف مي‌گذرد مثل زماني كه صرف پيدا كردن يك نامه در روي ميز كار يا كشوهاي آن مي‌شود يا مدتي كه طول مي‌كشد تا شماره تلفني را براي چندمين بار در دفترچه تلفن پيدا كرد البته همه عوامل اتلاف وقت به اين آشكاري و صراحت نيستند.قبل از اينكه بتوان از زمان بهتر استفاده كرد لازم است بدانيم كه چگونه زمانمان سپري مي‌شود. اغلب اوقات يك مدير بدون آنكه خود متوجه باشد وقت خود را صرف انجام امور نه چندان مهم و ضروري مي‌كند و گاه مديراني را مي‌بينيم كه همه نامه‌هاي رسيده را بدون كم كاست مطالعه مي‌كنند و در اين كار تفاوتي بين نامه‌هاي مهم و بي‌اهميت قائل نيستند. يكسري عوامل اتلاف وقت وجود دارند كه مي بايست قبل از هر چيز آنها را شناسايي كرد، زيرا اين عوامل دلايل عمده كاهش كارايي و اثربخشي در كار مي‌باشند، كه مي‌توان از اين عوامل به عنوان سارقان زمان ياد كرد. كه پاره‌اي از اين عوامل به شرح زير مي‌باشند:

تلفن: تلفن به عنوان بزرگترين و اصلي‌ترين ابزار ارتباطي يك مدير محسوب مي شود ، چنانچه مدير نداند چگونه تهديدات آن را كنترل كن، .مي‌تواند بزرگترين دشمن براي اثربخشي وي مبدل شود.

جلسات: مطالعات نشان مي‌دهد كه مديران مياني حدود 17 ساعت در هفته را در جلسات مي‌گذارنند و حدود 6 ساعت را صرف برنامه‌ريزي براي آن و ساعات هنگفتي را نيز به دنبال آن هدر مي دهند.

بازديدكنندگان سرزده:  مهلك‌ترين كلماتي كه زمان مديران را مي‌گيرد، اين چند كلمه‌اند.“ يك دقيقه وقت‌تان را به من مي‌دهيد” استفاده‌كنندگان اين كلمات همكاران و دوستان مي‌باشند. تحقيقات انجام شده در كشورمان نشانگر اين است كه حدوداً 11 دقيقه، متوسط زماني است كه از فرد توسط اين كلمات سلب مي‌شود.

فقدان اهداف و اولويت‌بندي: عدم تعيين هدف موجب مي‌شود زمان بسياري صرف مسائل جزئي و غير مهم شود.

عدم توانايي براي گفتن ( نه): اين يك قانون عمومي است كه اگر افراد بتوانند كار يا مشكلات را به گردن ديگري بيندازند، اين كار را خواهند كرد. بخش اعظم استرس مديران ناشي از فقدان مهارت براي گفتن نه به دليل ترس از ناراحت شدن ديگران است. كه اين خود باعث اتلاف زمان مي‌گردد.

·         مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

در مديريت مفهومي به نام self development  به معناي خودپروري يا خودسازي وجود دارد. براي دستيابي به اين مفهوم، مهارت‌هايي چون مديريت برخود، مديريت زمان، مديريت مالي، مديريت تضاد و تعارض لازم است تا از  اين طريق شخص بتواند برخود و آنگاه بر ديگران مديريت كند. اصولاً در نقش مدير يا ديگر نقش ها با دو محدوديت سروكار داريم: يكي محدوديت زمان و ديگري محدوديت بودجه. در اين ميان آنچه ما را در برخورد با اين محدويت ها كمك مي‌كند، استفاده بهينه از وقت و محدوديت صحيح زمان است.

هر هدفي كه در زندگي براي انجام هرگونه فعاليتي داشته باشيم، زمان يكي از عوامل محدود كننده در نيل به آن محسوب مي شود و مهم نيست كه تقاضا براي اين متاع چقدر باشد. زمان متاعي است كه تاريخ مصرف دارد و به هيچ وجهي قابليت نگه‌داري، انبار كردن، سريع يا كند كردن را ندارد. زمان با ارزش ترين منبعي است كه در اختيار انسانها قرار دارد. اهميت اين منبع را مي‌توان در دو بعد مشاهده نمود: اول آنكه زمان تنها منبعي است كه ميان افراد به طور مساوي تقسيم شده است و دوم اينكه استفاده از  منابع ديگر وابسته به داشتن زمان است، زيرا تمامي منابع ديگر به شرط وجود زمان ارزش مي‌يابند و به همين دليل ارزش و اهميت توجه به زمان در بسياري از فرهنگ‌ها و زبان‌هاي مختلف تكرار شده است. زماني قادريم تعريف دقيقي از زندگي بر روي كره زمين داشته باشيم كه بتوانيم وقت معيني براي زندگي در اين كره خاكي به دست آوريم. مهمترين وظيفه ما در زندگي اين است كه براي زمان اهميت جدي قائل شويم و براي بهره گيري درست از آن برنامه‌اي داشته باشيم. بر اين اساس مي‌توان گفت زمان اصلي‌ترين سرمايه‌ بشري است كه نياز به مديريت و اداره كردن دارد، تا از آن در راستاي تحقق اهداف فردي و سازماني استفاده شود. حال به سؤالات زير توجه نمائيد:

يك ساعت از عمرتان براي شما چقدر ارزش دارد؟ به راستي چنين سرمايه‌اي را با چه چيزي مي‌توان ارزش‌گذاري كرد؟ آيا همان گونه كه مراقب پولتان هستيد مراقب گذشت زمانتان نيز هستيد؟

براي افراد پرمشغله مسئله كمبود زمان مسئله آشنايي است. متخصصان علم مديريت بر اين باورند كه مديريت زمان كليد موفقيت در برابر كوه مشكلاتي است كه هر مديري با آن روبروست.

تحقيقات نشان داده است كه بيشتر افراد در طول شبانه روز نيمي از وقت خود را بدون برنامه‌ريزي تلف مي‌كنند كه متاسفانه بيش از هر چيز از عادات نامناسب و عدم خود نظم‌دهي آنها ناشي مي‌شود. مضافاً اينكه عده‌اي از افراد هستند كه طفره رفتن و به تعويق انداختن اعمالي كه براي انجام يك كار يا رسيدن به يك هدف و يا ايجاد فرصت ضرورت دارد، جزء صفت شخصي آنها در آمده است، به گونه‌اي كه هميشه كار امروز را به فردا موكول مي‌كنند . به عبارت ديگر عادات نامناسب آنها به واگذار كردن كارها و فعاليتهايشان به زماني غير از زمان حاضر و در يك كلام، اتلاف زمان، جزء خصوصيات آنها در آمده است. بنابراين سؤال اساسي اين است كه براي بهره گيري از حداكثر زمان ممكن چگونه مي‌توان خود را تربيت كرد و به يك خود نظم‌دهي مطلوب دست يافت؟ پاسخ اين پرسش در يك كلام مديريت زمان است. با مديريت زمان مي‌توان عادات مطلوبي را به صورت طبيعت ثانوي خود درآورد و در وقت و زمان كمال صرفه‌جويي را نمود و از وقت خود بهترين بهره را گرفت. نبايد فراموش كرد كه هدف اصلي مديريت زمان بالا بردن كارايي و بهره وري است.جوهره مديريت زمان اين است كه بهترين و پرانرژي ترين اوقات خود را صرف مهمترين كارها كنيد تا به بيشترين نتايج مطلوب برسيد.

لازم به ذكر است كه توفيق در انجام حجم قابل ملاحظه اي كار در مدت زمان محدود لزوماً با كار سخت و تلاش بيشتر حاصل نمي‌شود، بلكه كافي است اندكي از هوش و ذكاوت خود بهره بگيريد، تنها با اندكي تغيير در عادات كار مي‌توان تا 20 درصد از وقت خود را صرفه‌جويي كرد اما چگونه مي‌توان به طور مؤثري در زمان صرفه‌جويي نمود؟

ادامه دارد...