·         مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

وقتي فردي را براي انجام دادن كاري انتخاب مي‌كنيد بايد به چهار عامل توجه نمائيد.

1ـ از سابقه هر فرد نحوة انجام كار او با ديگران براي كسب موفقيت در موارد مشابه آگاه باشيد.

2ـ از علاقه آنان به چنين كارهايي مطلع باشيد.

3ـ از علايق حرفه‌اي و اهداف هر يك از كاركنان آگاه باشيد.

4ـ در نهايت بايد توجه كنيد كداميك از كاركنان براي بر عهده گرفتن وظايف و كار مورد نظر وقت دارد.

محدوديتهاي تفويض اختيار كه مدير بايد به آن توجه نمايد

بايد توجه داشت كه طبق اصول مديريت بعضي از كارها قابل تفويض نيست، هر كاري حدودي دارد كه نبايد از آن تجاوز كرد. در تفويض اختيار مديران محدوديتهايي است كه بايد آنها را مد نظر داشت و نبايد جز در شرايط استثنايي و فوق‌العاده آنرا به زيردستان تفويض نمود. از جمله مواردي كه مي‌توان به آن اشاره نمود، عبارتند از: امور پرسنلي، كه كارمند شما ، حتي كسي كه در غيابتان به عنوان جانشين شما منصوب شده است، نبايد اختيار عزل و نصب همكاران را داشته باشد. تنبيه و اخراج كارمندان قابل تفويض نيست. همچنين برنامه‌ريزي استراتژيك و تعيين خط‌مشي‌هاي سازماني از اختيارات ويژه‌اي است كه نبايد آنها را به كسي تفويض كنيم. نبايد يك كار را به بيش از يك نفر سپرد و از هر كدام جداگانه مسئوليت خواست. بعضي از مديران به خيال خودشان براي محكم كاري به چنين اقدام بد عاقبتي دست مي‌زنند، غافل از اينكه اين نوع “ محكم كاري” آنها بشدت عيب خواهد كرد!

رويه تفويض اختيار

تفويض اختيار واگذاري كار به فرد ديگري است كه تعهد متقابلي را بر عهده مي‌گيرد. فردي كه به او تفويش اختيار مي‌كنيد متعهد مي‌شود كه انتظارات شما را برآورده كند و شما نيز متعهد مي‌شويد با كاركنان به طور كامل همكاري كنيد و از آنان پشتيباني و قدرداني نماييد.

روش چهار مرحله اي تفويض اختيار

روش چهار مرحله‌اي تفويض اختيار به صورت مؤثر بدين شرح است:

1ـ هدف و اهميت پروژه. مهلتها و حيطه مسئوليت تفويضي را تعريف كنيد. مسئوليت توضيح بر عهدة شماست. انتظار نداشته باشيد كه كاركنان براي روشن شدن موضوع به حد كافي سؤال كنند. در صورت امكان اجازه دهيد خودشان وظايف محول و مهلتها را تعيين كنند. سعي كنيد تمام كار را تفويض كنيد نه جزيي يا بخشي از آن را كاركنان مي‌توانند با صرف وقت زيادي براي در كنار هم قرار دادن اين بخشها و ايجاد يك كليت در كار، تلاش كنند.

2ـ اختيارات، منابع و حمايت لازم را فراهم آوريد. كاركنان خود را مطمئن سازيد كه اختيارات لازم براي انجام وظيفه را به آنان خواهيد داد، در غير اين صورت ممكن است كاركنان نتوانند از كمك و اطلاعات ديگران استفاده كنند؛ چون شما درخواست نكرديده ايد، شما بايد ميزان اختيارات و استقلال داخلي هر يك از كاركنان را مشخص سازيد.

3ـ به دست آوردن نتايج را تفويض كنيد. كليد تفويض اختيار عبارت است از مسئوليت وضع استانداردها و مطمئن ساختن كاركنان از اين امر است كه از مسئوليت آنان در دستيابي به آن استانداردها آگاهيد؛ براي مثال يك گزارش نامطلوب را بازنويسي نكنيد، بلكه ضمن يادداشت نظر خود، آن را به نويسنده‌اش برگردانده و از او تقاضاي گزارش بهتري نماييد. اما دقت كنيد؛ آنچه اهميت دارد اشتباه نكردن تاكتيكها با اهداف است. براي دريافت نتايج، استاندارد تعيين كنيد؛ اما با كنترل بيش از حد نحوة انجام كار افراد دست و پاي آنان را نبنديد. وقتي مشكلي بروز مي‌كند، در مورد كارمند خود با تصميم گرفتن در مورد موضوع كارش، گمان زني مجدد نكنيد. از اين فرصت براي نشان دادن نحوة انجام كار استفاده كنيد.

4ـ پيشرفت كار و پيگيري آن را كنترل كنيد. مهلتها را تعيين كنيد و افراد را وادار سازيد تا سرعت و ضرباهنگ حركت سازمان را تعيين كنند. مطمئن شويد كه تصميمات فوري گرفته شده است و كارها با سرعت انجام مي‌شود. براي وظايف عادي از تقويم يا فايلهاي يادآوري استفاده كنيد؛ اما اگر وظايف شغلي پيچيده يا متعددند، به دفتر روزانه كنترل كار، نياز داريد. با اين كار تمام پروژه‌هاي بخش ثبت مي‌شود. اين دفتر تاريخها، ماهيت وظايف و كارها، مجريان آنها، موعد انجام آنها، تاخيرات و تاريخهاي تكميل را نشان مي دهد. همچنين منبع آماده اطلاعاتي براي ارزشيابي‌هاي عملكرد است و انتصاب هر يك از كاركنان به كار خود كنترل مي‌شود.