عمل كردن براساس اطلاعات ناقص، پيش‌بيني مدت زمان غير واقع‌بينانه براي انجام دادن كارها، دانش فني ناكافي و روابط غير روشن و مبهم از ديگر عوامل تلف كننده زمان مي‌باشد. خلاصي يافتن از اين عوامل مستلزم أنست كه در عادات رفتاري و كاري تغيير ايجاد نمائيم/كه البته كار ساده اي است.

راهبرديهايي جهت مديريت اثربخش زمان:

مواردي كه مي‌توان از انها جهت مديريت اثربخش زمان استفاده كرد به شرح ذيل مي‌باشد:

1.  اهداف مورد نظر خود را براي سال، ماه و هفته جاري با واقع بيني تعيين كنيد.

2. كارهايي را كه بايد انجام دهيد به ترتيب اهميت و نه به ترتيب فوريتشان اولويت بندي كنيد. اجازه ندهيد كارهاي كم اهميت خودشان را بر شما تحميل كنند.

3. براي هر كاري وقت معيني اختصاص دهيد. پر انرژي ترين ساعات روز خود را به انجام مهمترين كارهايي كه به خلاقيت و انديشه نياز دارد اختصاص دهيد.  ساعت 9 تا 11 انرژي جسمي و ذهني در اوج خود است.اين ساعات را به هيچ وجه از دست ندهيد.براي يك مدير مهمترين كارها اموري هستند كه به خلاقيت و تجزيه و تحليل نياز دارند مثل تصميم گيري راهبردي هرگز اين ساعات را صرف امور روزمره مثل مكاتبات و پاسخگويي به تلفن هاي نه چندان مهم و نظاير آن نكنيد.

4. زمانهايي را براي خود برنامه ريزي كنيد كه در آن زمانها كسي مزاحم شما نشود تا بتوانيد در آرامش به كارهاي مهم خود رسيدگي كنيد.

5. هرگاه به دليل لغو قرار ملاقات يا جلسه اي ساعتي وقت آزاد پيش بيني نشده نصيبتان شد سعي كنيد از آن براي انجام بخشي از مشكل ترين كارهايتان استفاده كنيد.

6.   هرگز در برابر وسوسه انجام كارها به ترتيب خوشايند بودنشان تسليم نشويد.

7. هنگام برنامه ريزي كار روزانه تان همواره زماني را براي امور غيرمنتظره و پيش بيني نشده در نظر بگيريد.مطالعات آماري نشان مي دهد كه بهترين حالات تنها 60 درصد از برنامه روزانه مديران براساس پيش بيني تحقق مي يابد.

8. در برنامه ريزي زماني واقع نگر باشيد و به هر كاري به اندازه اهميتش وقت اختصاص دهيد.

9.  همواره تا جايي كه ممكن است در انجام كارهاي روزمره خود از ديگران كمك بگيريد. به ديگران فرصت مشاركت در كارهاي مديريت را بدهيد تا هم وقت شما به هدر نرود و هم نيروهاي توانمندي براي آينده تربيت كنيد.

10. امور محوله سنگين و پيچيده را به چندين وظيفه قابل انجام و ساده تر تقسيم كنيد. با تعريف و طبقه بندي نيمي از كار به خودي خود انجام مي شود.

11.  هرگز اجازه ندهيد كارهاي روزمره تان روي هم انباشته شود.

12. پيش از شركت در هر جلسه اي حتماً دستور جلسه را بخوانيد. اگر براي شما دستورالعمل ارسال نشده است آن را درخواست كنيد.

13. اگر خودتان جلسه اي برگزار مي كنيد خوش برخورد باشيد حتي المقدور كوتاه سخن بگوييد.

14. كارهايتان را با خود به خانه نبريد. نه تنها قادر به انجام آنها نخواهيد بود بلكه اوقات فراغت خود را هم ضايع كرده و به واسطه انجام ندادن كار نيز عذاب وجدان خواهيد داشت.

15. استفاده از برخي تجهيزات الكترونيكي و نرم افزاري براي برنامه ريزي زماني مؤثر و مطلوب است.

نظر دوست خوبم، سيد حسن پ از ساري

·         مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

”ارتباط كلامي تنها وسيله ايجاد ارتباط نيست، كلماتي كه ما بر زبان جاري مي‌كنيم، بر حسب موقعيت، فقط بين هشت تا بيست ‌و ‌چهار درصد پيام ما را تشكيل مي‌دهد. اطلاعات مي‌تواند بدون استفاده از زبان منتقل گردند، در اينجا است كه شخص هوشمند با استفادة هدفدار از كانالهاي ارتباطي غيركلامي، مي‌تواند تاثيرگذاري بر ديگران را افزايش دهد. مي‌توان از حركات مخاطب خود افكار او را تا حد زيادي خواند و اطلاعاتي را كسب كرد كه صرفاً از روي كلام بدست نمي‌آيد. بايد به اين نكته توجه داشت كه ارتباط كلامي و غيركلامي مكمل يكديگرند و در مواردي كه با هم تناقض داشته باشند يعني گفتة فرد با حركات و حالات وي همخواني نداشته باشد، در مخاطب حس بي‌اعتمادي ايجاد كرده و به دنبال آن پيش‌داوري خواهد نمود.

وسايل ارتباط غيركلامي به دو دسته تقسيم مي‌گردند:

ü                              نشانه‌هاي شنيداري:

شدت صوت، سرعت بيان، لهجه، تكه كلام، آهنگ سخن و مكث‌ها

ü                              نشانه‌هاي بصري

استفاده از حركات دست، اعمال نمايشي، حالت بدن

اكنون به توضيح برخي از اين موارد مي‌پردازيم:

استفاده از حركات دستها: مي‌توان با استفاده از دستها نفوذپذيري بيشتري در سخنان خود ايجاد كرد و به روشن‌تر شدن مطالب و يا تاكيد بر قسمتهايي از آن كمك نمود. اين حركات بسيار مؤثر مي‌باشند و مي‌توانند نشان دهندة تسلط، قاطعيت و يا بي‌تفاوتي و عدم اعتماد شما باشد. البته بايد توجه داشت كه حركت دستها نبايد بي‌ضابطه، ساختگي و يا بي‌هدف باشد. ايستادن در حالي كه دستهاي ما در پشت بدن قرار دارند، نشان‌دهندة سردي و تكبر است، قرار دادن دستها در جيب شلوار نشانه بي‌ادبي بوده و حركت زياد دستها نيز به دستپاچگي و عدم تسلط تعبير مي‌شود. براي تمرين مي‌توان حركات خود را از قبل در مقابل آينه مشاهده نمود و يا از يكي از دوستان خواست كه حالات و حركات ما را بازگو نمايد. بهتر است كه از حركات و حالات ديگران تقليد نكنيد و از حركات طبيعي و ذاتي خودتان استفاده نمائيد. هر قدر كه راحت‌تر و بدون اطوار صحبت كنيد، به همان نسبت سنگين‌تر به نظر خواهيد آمد. يك چهرة خشك و بي‌روح در شخص مقابل، ايجاد بي‌اعتمادي مي‌كند، چرا كه او نمي‌تواند برداشت خاصي از اين چنين چهره‌اي نمايد البته خنده و يا لبخند ساختگي نيز دردي را دوا نمي‌كند و معمولاً در همان مراحل اولية، تصنعي بودن آن آشكار مي‌شود. ولي يك لبخند حقيقي و بي‌ريا به نحو مؤثري به ايجاد ارتباط و اعتماد متقابل كمك مي‌نمايد.

ارتباط بصري: حتماً تا به حال با اين گفته كه‌ “ تا به چشمهاي طرف نگاه كردم همه چيز دستگيرم شد” مواجه شده‌ايد. شايد در نگاه اول اين گفته اغراق‌آميز به نظر آيد، اما بعضي‌ها بر اين عقيده‌اند كه چشمها مهم‌ترين وسيلة ارتباط غيركلامي هستند، و گاه معني و مفهوم يك نگاه بيش از هزار جمله است، بطوري كه بسيار پيش‌ آمده در مواقعي كه انسان دچار احساسات و عواطف شديد مي‌شود ديگر قادر به سخن گفتن نيست. اينجاست كه نگاه و يا اشكي كه از چشم جاري مي‌شود تاثيري بس شگرف خواهد داشت و پيامي را منتقل خواهند نمود كه هيچ جمله‌اي قادر به بيان آن نيست. هنگامي كه گوينده به آنچه كه مي‌گويد اطمينان ندارد و يا در گفته خود صادق نيست، معمولاً مي‌كوشد تا نگاهش با نگاه مخاطب خود تلاقي نداشته باشد و اغلب نگاه خود را به جاي ديگري مي‌دوزد. در اين گونه موارد ايجاد ارتباط بصري به حداقل خود مي‌رسد. نگاه كردن بيش از حد به اطراف، تغيير دادن مسير نگاه به اين طرف و آنطرف در مخاطب ايجاد ناآرامي خواهد نمود.

حالت بدن: وضعيت و حالت بدن مي‌تواند نشان‌ دهندة اعتماد به نفس و يا اضطراب و بي‌قراري شخص باشد. حالت بدن با نيم تنه‌اي متمايل به جلو و چانه‌اي با كشيدگي ملايم، نشان از توجه و علاقه به موضوع است. برعكس شانه‌هاي آويخته و پشت خميده، بازتابي از خستگي، بدخلقي، عدم اعتماد به نفس و يا بي‌علاقگي است. بنابراين مي‌توان با وضع و حالت علاقه يا عدم ‌علاقة خود را به طرف مقابل نشان داد.

فاصله: در هنگام گفتگو فاصله بين افراد نيز مي‌تواند نشان از چگونگي ارتباط في‌مابين داشته باشد برخي فاصله را به چهار قسم تقسيم كرده‌اند

ـ فاصله صميمي ( تقريباً 60 سانتي‌متر)

ـ فاصله شخصي ( 60 تا 150 سانتي‌متر)

ـ فاصله اجتماعي ( 150 تا 200 سانتي‌متر)

ـ فاصله عمومي ( از 2 تا تقريباً 8 متر)

فاصله نشان‌دهندة روابط ميان دو طرف همدلي و صميميت آنهاست. كم كردن هر يك از فواصل تعيين شده مي‌تواند پيام‌هاي ناخوشايندي را به همراه داشته باشد و غالباً به سطح ارتباطي صدمه خواهد زد.

بلندي‌آوا و سرعت بيان: صداي رسا و بلند موجب جلب توجه مخاطب شما خواهد گرديد. البته بايد توجه نمود كه اين بلند بودن صدا از حد متعارف تجاوز ننمايد. چرا كه اين فزوني در شدت صوت، مي‌تواند به جاي آنكه نشان از اعتماد به نفس داشته باشد به پرخاشگري نيز تعبير شود. سخن گفتن با صداي آرام، سنجيده و متانت را مي‌رساند. صحبت كردن با صداي آرام نفوذ بيشتري دارد چرا كه مستمع مجبور است تمركز بيشتري داشته باشد. سرعت زياد اغلب موارد نشانگر تسلط سخنگو و اعتقاد وي از آنچه كه مي‌گويد است. مستمع از چنين گوينده‌اي مطلب زيادي را در زمان كوتاه فرا مي‌گيرد. از سوي ديگر سرعت زياد در موقع سخن گفتن شايد نشان از ترس و هيجان داشته باشد و اين گونه تعبير شود كه سخنگو مي‌خواهد هر چه سريعتر از مخمسه‌اي كه در آن گرفتار شده رهايي پيدا كند. براي اينكه اثر بيشتري بر روي مخاطب خود داشته باشيم، بهتراست سرعت خود را طوري تنظيم كنيم كه همواره توجه طرف مقابل معطوف سخنان ما بشود. مطالب مهم را مي‌توان با بيان شمرده،  آهسته و نافذ، بهتر جلوه داد.