• مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

آیا شما هم اغلب به دنبال وقت تلف شده خود هستید؟

رسم براين است كه در شروع سال فهرست كامل و مفصلي از مقاصد و نيات خود تهيه ‌كنيم و پس از آن با گذشت زمان و سپري شدن باقيمانده ايام سال آن را فراموش كنيم.

بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیت های روزانه خود می‌اندازیم مشاهده میکنیم که علیرغم گذراندن ساعت ها، کار خاصی انجام نداده ایم. اصطلاح نه چندان درستی که بنام مدیرت زمان كه بيش از 100 سال است بوجود آمده، اما متاسفانه اين اصطلاح تصور غلطي از آنچه يك فرد مي تواند انجام دهد بوجود آورده است، در واقع زمان قابل مديريت نيست، تا زماني كه نتوانيم ماشين زمان را كنترل كنيم زمان نيز قابل كنترل نيست. بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانه خود را مدیریت کنیم.

زمان با ارزش ترين منبعي است كه در اختيار انسانها قرار دارد و اهميت اين منبع را مي توان در دو بعد ديد. اول آنكه زمان تنها منبعي است كه ميان افراد به طور مساوي تقسيم شده است و دوم اينكه استفاده از منابع ديگر وابسته به داشتن زمان است. بر اين اساس مي توان گفت زمان اصلي ترين سرمايه بشري است.

زمان منبع منحصر به فردي است كه اگر تلف شود جايگزيني براي آن وجود ندارد، جنبه مثبت اين منبع آن است كه تمام مديران آن را به يك اندازه در اختيار دارند، چه پول، نيروي كار و ساير منابع بصورت نابرابر توزيع شده اند، اما تمامي مديران، زمان را به ميزان يكسان در اختيار دارند و تنها مي توانند از اين منبع بهتر از ديگران استفاده كرد. بنابراين مهم نيست كه شما مشغول انجام چه كاري هستيد؛ زمان بدون توجه به شما با سرعت ثابت يك ثانيه در هر ثانيه به حركت خود ادامه خواهد داد.

پژوهش‌هاي انجام شده مؤيد اين مطلب مي‌باشد كه بيشتر مديران 90% نتايجي را كه به دست مي‌آورند با استفاده از 10% زمان خود به آن نائل شده‌اند.

عوامل تلف كننده زمان

قبل از اينكه شما بتوانيد از زمانتان بهتر استفاده كنيد نياز داريد، بدانيد در حال حاضر چگونه زمانتان را سپري مي‌كنيد. شناسايي عوامل تلف كننده زمان قبل از هر چيز لازم مي باشد زيرا اين عوامل دلايل عمده كاهش كارايي و اثربخشي در كار مي‌باشد. كه مي توان از آن به عنوان « سارقان زمان » ياد كرد. با شناخت از آنها می توانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف و یا به گونه ای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.

•  تلفن : تلفن به عنوان بزرگترين و اصلي‌ترين ابزار ارتباطي يك مدير، مي‌تواند بزرگترين دشمن براي اثربخشي وي باشد، اگر نداند چگونه تهديدات آنرا كنترل كند.

• جلسات غير ضروري: مطالعات نشان مي‌دهد كه مديران مياني حدود 17 ساعت در هفته را در جلسات مي‌گذرانند و حدود 6 ساعت را صرف برنامه‌ريزي براي آن و ساعات هنگفتي نيز به دنبال آن صرف مي‌كنند.

• بازديد كنندگان سرزده: مهلك ترين كلماتي كه زمان شما را مي‌دزدند، اين چند كلمه‌اند « يك دقيقه وقتتان را به من بدهيد » متهمان اين سرقت همكاران، رييس و دوستان شما مي‌باشند.

• نا توانی در "نه" گفتن: اين يك قانون

• عدم تفويض اختيار: كارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب آنها را به تنهايي خود انجام مي‌دهيد.
• نداشتن برنامه کاری روزانه

•  دخالت در کارهای فنی در حالی که آگاهی فنی لازم را ندارید.

•  خسته بودن و استرس داشتن.

•  میز و محیط کاری شلوغ داشتن.

شما با کمی دقت به مواردی که در بالا به آنها اشاره شد بسادگی خواهید دید که به چه سادگی می توانید موارد بالا را مدیریت کنید. اگر دقت کنید بسیاری از موارد مطرح شده، خود از جمله کلیدهایی برای رفع مشکلات دیگر می‌باشند، بعنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور می باشد، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموماً برای هماهنگی انجام کارها می‌باشد و ... که به دلیل عدم استفاده صحیح نه تنها کمکی در حل مشکلات ما نخواهند کرد بلکه خود برای ما مشکل جدیدی خواهند آفرید.

برخی دیگر از موارد ذکر شده به ضعف برنامه ریزی و توانایی های شخصی خودمان برمی گردد، مانند عدم توانایی «نه» گفتن، نداشتن برنامه کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحث ها و ... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمی گردد. در حقيقت بهتر آن است مدت زماني را صرف برنامه‌ريزي و سازماندهي نماييد. هدفگذاري را در كارهايتان فراموش نكنيد و با اين هدفها در انجام كارهايتان اولويت بندي كنيد و...

راه حل بسیار ساده می باشد، از یکطرف باید توانایی‌های خود را بشناسیم و در حد خودمان از توانایی‌هایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید در رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که "نه" بگویم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفن های غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و ....

مشاهده می کنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.

«به خاطر داشته باشید رعایت استانداردهای محیط کار در کارایی کارمندان مؤثر است.»

آیا سازمان شما به این مهم توجه دارد؟

• مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

12 راه براي كنترل احساسات در محل كار

همه ی ما با افرادي روبه رو شده ایم که کنترل احساساتشان را سر کار از دست می دهند، درها را می کوبند، سر همکاران یا مشتریان فریاد می زنند و چیزهایی میگویند که خیلی زود پشیمان می شوند. اشخاصي را دیده ایم که در جلسات کاری نمیتوانند جلوی عصبانیت خود را بگیرند چون با عقاید و نظراتشات مخالفت شده است یا اینکه فرد دیگری را به جای آنها نشانده اند.

از وقتی بچه بودیم به ما می گفتند "مثل یک مرد رفتار کن" و جلوی فوران احساساتت را بگیر،  حال می بینیم که بسیاری از همکارانمان سر کار به خاطر عدم توانایی در فرو نشاندن خشم و عصبانیت و احساساتشان دست به از بین بردن خود و اعتبارشان می زنند.

 در اینجا می خواهیم به نکاتی اشاره کنیم که با کمک آنها می توانید جلوی احساسات منفی و عصبانیت هایتان را سر کار بگیرید و همچنان موفق سر کار خود باقی بمانید.   

1_ کمی قدم بزنید تا عصبانیتتان فروکش کند

در طی یک جلسه کاری، وقتی کسی از سبک مدیریت یا بخش تحت اداره ی شما ایراد می گیرد، عصبانی نشوید. وقتی می بینید که در صدد خشمگین شدن هستید، خود را از آن محل دور کنید. بهانه ای بیاورید و از جلسه بیرون روید تا بتوانید عصبانیتتان را فروکش دهید. اگر برای فروکش کردن خشمتان به خود فرصت دهید می توانید کنترل احساساتتان را دوباره به دست آورید.   

2_ قبل از نشان دادن هرگونه واکنش، توضیح بخواهید

با پرسیدن سوال های مختلف  وقت را بگذرانید. می توانید از صحبت های دیگران استفاده کرده و سوالاتی از آنها بپرسید. با این کار به آن فرد زمان می دهید که اشتباه خود را تصحیح کند.   

3-  از قانون 10 ثانیه ای استفاده کنید

هیچ عکس العملی نشان ندهید. اگر می بینید که در یک جلسه ی کاری یا پشت تلفن می خواهید کنترل خشمتان را از دست بدهید، با خود تا 10 بشمارید تا از عصبانی شدنتان جلوگیری شود. قبل از نشان دادن هرگونه واکنش، واقعیات را بررسی کنید.

4-  با کسی که می تواند آرامتان کند حرف بزنید

همیشه کسی را برای درد  دل کردن و تکیه کردن داشته باشید، چه داخل و چه خارج از محل کار. در این مواقع سعی کنید که با او بیرون رفته و کمی صحبت کنید. درست نیست که همه ی احساساتتان را در خود نگاه داشته و بیرون نریزید. با این کار سلامتی خودتان به خطر خواهد افتاد. با دوستی صمیمی در مورد این مشکلات صحبت کنید تا او آرامتان کرده و کنترل خود را دوباره بازیابید.   

5-  برای از بین بردن عصبانیتتان ورزش کنید

اجازه ندهید که تصویر کاریتان با عصبانی شدن و از دست رفتن کنترلتان مخدوش شود. در این مواقع ورزش کمک بسیار خوبی است. به باشگاه بروید و کمی ورزش کنید. مطمئناً همه چیز را فراموش خواهید کرد.   

6-  ببینید چه چیز باعث عصبانیتتان می شود

آگاه باشید که در چه موقعیت هایی کنترل خود را از دست داده و عصبانی می شوید. وقتی فهمیدید که چه چیز منجر به عصبانیتتان می شود در صدد جلوگیری از ایجاد چنین موقعیت هایی برآیید. با اینکه یاد بگیرید که چطور با این موقعیت ها کنار بیایید تا موقعیت کاریتان خدشه دار نشود.   

7-  همکارانتان را بشناسید

ببینید رفتار هر کدام از همکارانتان چه علائمی دارد. ممکن است خیلی از حرفهای آنها که برای شما مثل انتقاد می ماند، در واقع حکم شوخی داشته باشد. با شناختن شخصیت و رفتارهای همکارانتان، بهتر می توانید با انتقادات آنها کنار آمده و خشم خود را کنترل کنید.   

8-  واکنش افراد دیگر را پیش بینی کنید

زمانی که می خواهید کار جدیدی را در اداره انجام دهید، واکنش و عکس العمل همکارانتان را پیش بینی کنید. با این کار می توانید بهتر با انتقادات و ایرادهای آنها پس از انجام کار کنار بیایید.

9-  خود را برای حفظ آرامش آماده کنید

زمانی که می خواهید سخنرانی انجام دهید، خود را برای هر نوع سؤال و انتقادی آماده کنید. با این کار می توانید حین ایراد انتقادات سایرین آرامش خود را حفظ کرده و به درستی پاسخ منتقدین را بدهید.

10-  قبل از نوشتن هر پاسخ نامحترمانه کمی صبر کنید

هیچگاه به دیگران بی احترامی نکنید، حتی اگر حق با شما باشد. آسان است که اجازه بدهیم ابرهای تیره جلوی قضاوتمان را بگیرد. قبل از ارسال هر پاسخ نامحترمانه در جواب به انتقادات سایرین یک روز صبر کنید. روز بعد دوباره آن را خوانده و تجدید نظر کنید.   

11-  در پایان هر روز خشمتان را دور بیندازید

یاد بگیرید که با ترک اداره، عصبانیت های خود را نیز دور بریزید. بعد از کار به فعالیتها و کارهایی بپردازید که به آن علاقه داشته و لذت می برید. با دوستانتان بیرون بروید، یا تلویزیون تماشا کنید، با این کار استرستان را از بین خواهید برد.  

12-  برای طغیان های عصبی خود عذرخواهی کنید

با وجود اینکه قصد بدی نداشته اید، درست نیست که جلسات اداری را با عصبانیت ترک کنید. اگر در حین جلسه عصبانیتتان باعث شده که به کسی بی احترامی کنید، از او معذرت بخواهید. لزومی ندارد که برای عصبانیت خود توضیحی بیاورید، فقط گفتن "من رفتار بدی داشته ام و عذر می خواهم" کافی است تا همه ی سوء رفتارها را از بین ببرد.   

با شناسایی علائم عصبانیتتان، می توانید آسان تر بر آنها چیره شوید، حتی بدون اینکه کسی بفهمد. احساسات منفی خود را با اعتماد به نفس جایگزین کنید و تعادل احساساتتان را حفظ کنید. در این مسائل عجله نکنید. سالها طول می کشد تا آبرو و اعتبار جمع شود اما برای از بین رفتن آن فقط ثانیه ای کافی است. 

• مهدی شریعتمداری

عضو هیات علمی سازمان مرکزی دانشگاه آزاد اسلامی و دانشجوی دکترای مدیریت

 ۱_ تمركز بر يك موضوع و يك كار: باتوجه به اينكه اثربخشي خلاقيت بسته به سادگي و تمركز دارد افراد خلاق عمدتاً بر يك كار متمركز مي شوند. افراد خلاق خلاقيتهاي اثربخشي خود را از جاهاي كوچك شـــروع مي كنند. خلاقيت به دانش و مهارت و تمركز نياز دارد. اين واضح است كه افرادي استعداد بيشتري براي خلاقيت دارند. اما اين استعدادها در يك زمينه محدود و مشخص است. درحقيقت نوآوران به ندرت در بيش از يك زمينه فعاليت دارند و اين در تمام موفقيتهاي نوآورانه آن صدق مي كند.

خلاقيت نيز مانند كوششهاي ديگر نياز به استعداد، دانش و مهارت دارد. اما وقتي اين موارد تامين شد، نياز به كار سخت، متمركز و هدفمند دارد. وقتي تلاش، پشتكار و تعهد نباشد، استعداد، دانش و مهارت بي فايده است.

افراد خلاق از طريق تمركز به يك موضوع از سطحي نگري به ژرف نگري رسيده و مسائل و موضوعها را به طور عميق و همه جانبه مورد بررســـي قرار مي دهند و به خلاقيت دست مي يابند. به طور كلي مشخصات مديران خلاق در بعد تمركز به طور فهرست وار عباتند از:

· تمركز فكري را به راحتي به وجود مي آورند؛

· روي كار خاص و مورد نظر تمركز كرده و به راحتي آن را رها نمي كند؛

· روي موضوعهاي علمي مورد نظر تمركز پيدا مي كند؛

· داراي ژرف نگري در مسائل و پديده ها و موضوعها هستند؛ رشد حرفه اي را به عنوان معيار موفقيت باور مي كنند؛

· توانايي تمام كردن، كامل كردن و يكي كردن افكار گوناگون در آنان بالاست.

۲_ داراي روحيه علمي و پژوهشي هستند: مديران خلاق با مسائل و امور مربوط به سازمان و حتي زندگي شخصي برخورد اصولي و علمي داشته و تحقيق و پژوهش را براي حل مشكلات كارساز مي دانند و اين به خاطر اين است كه استفاده از راه حلهاي جديد موجب صرفه جويي شده و زودتر مي توان به نتيجه رسيد.

به كارگيري روشهاي تحقيق علمي و روش حل مسئله براي مديران خلاق و نوآور امري طبيعي و روزمره است. بنابراين، آنها در انجام كارهاي ريز و درشت و سخت و آسان مراحل زير را به كار مي گيرند.

الف - شناسايي مشكل : در اين مرحله مشكل از ابعاد مختلف مورد شناسايي قرار گرفته و تبيين مي گردد؛
ب - بررسي عـلل مشكل: در اين مرحله منشـا به وجود آمدن مشكل بررسي مي شود تا بهتر بتوانند راه حلها را شناسايي كنند؛

ج - تعيين و بررسي راه حلهاي ممكن: در اين مرحله با توجه به نوع و مــــاهيت مشكلات راه حلهاي زيادي مورد بررسي و شناسايي قرار مي گيرد؛

د - تعيين معيارها براي سنجش راه حلها: در اين مرحله معيارهاي مختلف اقتصادي، سياسي، فــــــرهنگي، اجتماعي، اخلاقي و... تعيين مي گردد؛

ه- تعيين نتايج حاصل از مقايسه راه حل با معيارها؛

و - انتخاب راه حل مناسب؛

ز-اجرا و ارزيابي: در اين مرحله راه حل به كار گرفته شده به صورت تكويني ارزيابي شده و اصلاحات لازم صورت گرفته و بدين طريق از مدل حل مسئله براي ايجاد خلاقيت و نوآوري استفاده مي گردد.

به طور كلي ويژگيهاي مديران خلاق در بعد داشتن روحيه علمي و پژوهشي به طور فهرست وار عبارتند از:

· داراي روحيه كنجكاوي قوي هستند؛

· از مطالعه مطالب و موضوعهاي جديد لذت مي برنند؛

· به جاي حل مشكل عمدتاً مسئله ياب هستند و قبل از بروز مشكل به سراغ مشكلات و حل آنها مي روند؛

· داراي تفكر علمي و فعاليتهاي نظام مند هستند؛

· گرايش غالب به حل مشكلات اجتماعي از طريق تحقيق و پژوهش دارند؛

· برخورد اصولي و منطقي با پديده ها و مسايل و افراد دارند؛

· در پي توليد افكار و انديشه هاي جديدند؛

· به دنبال بومي كردن تحقيق و پژوهش در امور عادي كار و زندگي هستند؛

· در تعريف و انتخاب اهداف پژوهش و مسائل پژوهشي دقت دارند.

۳_ حد بالايي از قابليت خطر كردن دارند: خلاقيت خصيصه آدمهايي است كه جرات خطر كردن دارند. براي مثال در علوم پژوهشهاي خلاق كم و بيش هميشه مستلزم ریسک كردنهاي حساب شده است ولي كارهاي عادي را مي توان بدون چندان خطر كردن انجام داد. فرد حرفه اي در هيچ عرصه اي علم يا بازار بورس به دنبال «بحث موفقيت پنجاه پنجاه» نيست. به عكس، جوياي موقعيتي است كه در آن بتواند كاري كند تا دانش برتر به بار نشيند. گاه اين دانش برتر حاصل پشتكار در كسب «قطعه هايي» بيش از اكثر افراد ديگر است. گاه تصادفي حاصل مي شود. اما هرگونه كه حاصل شود، بعيد است كه عنصر خطر را به كلي حذف كند.

عملكرد خلاق مستلزم دست زدن به خطرهاي حساب شده هم هست، كه در آنها هم دقت محاسبات بر دانش برتر استوار شده است. قبول خطر هميشه با شناخت يا خطرات و تجزيه و تحليل آنها به مبناي ميزان اثرگذاري بر سازمان شروع مي شود و (مديران خلاق) برمبناي اطلاعات جمع آوري شده و آگاهي، به ارزيابي ريسك از طريق انجام فرآيند اصلي زير مي پردازند:

الف - برآورد ميزان ريسك (اندازه گيري ريسك)؛

ب - سنجش ريسك، چقدر اين ريسك نسبت به ريسك هاي ديگر بزرگتر است؛

ج - تصميم گيري در مورد ريسك (آيا اين ريسك با درنظر گرفتن معيارهاي متداول روز قابل قبول است)؛

د - اقدام لازم در مورد ريسك.

به طور كلي مي توان مشخصه هاي اصلي خطرپذيــــري مديران خلاق را به طور فهرست وار به شرح زير بيان كرد:

· در بيان نظر و عقيده خود جرات دارند؛

· در عمل و اجــــــرا جسارت به خرج مي دهند؛

· مسئوليت پذيرند؛

· بدون هـــراس فكر و نظر خود را پياده مي كنند؛

· آمادگي براي ماجراجويي هاي علمي و اجتماعي دارند؛

· براي تجربه شكست و رسيدن به موفقيتها آماده اند.

۴- داراي روحيه نقادي بالايي هستند: از جمله خصايص مديران خلاق اين است كه خود از جمله افراد انتقادكننده بوده و انتقادپذير هستند و روحيه نقادي را از طريق ارائه اطلاعات به كاركنان، توجه و پذيرش نظرات كاركنان، ايجاد انگيزه نقد و ارائه راه حل، انجام نظرسنجي از كاركنان، استقرار سيستم پيشنهادات در سازمان اشاعه مي دهند. وقتي روحيه نقادي در تك تك كاركنان ايجاد شد. اين امر به عنوان باورهاي مشترك درآمده و در سازمان نهادينه مي گردد. نقد را مي تـوان نـــرم افزاري براي توسعه فكر و ظرفيت ذهني و علمي بشر دانست. در نقادي افكار، و مباحث علمي و سازماني مختلفي مورد بحث قرار گرفتـــه و از دل آنها انديشه هاي نو پرورش مي يابد و به عنوان راهكارهاي عملي مشكلات سازمان را حل مي كند و در نهايت در دل نقادي خلاقيتهاي فردي شكل مي گيرد و افراد خلاق سازمان را تبديل به يك سازمان خلاق مي كنند. به طور كلي مشخصات مديران خلاق در بعد انتقادپذيري عبارتند از:

· داشتن روحيه نُرم شكني و سنت شكني معتدل و منطقي؛

· سرزنده و داشتن اعتماد به نفس قوي در زندگي فردي و سازماني؛

· لذت بردن از روبرو شدن با نظرات مخالف؛

· گرايش قوي اجتماعي و سازماني؛

· اشاعه فرهنگ جسارت علمي و برملا كردن حقايق؛

· آينده نگري قوي و قدرت تجزيه و تحليل بالا؛

· در بحث با ديگران حاضر جواب و آماده هستند.

آيا شما قادر هستيد يك ارزيابي بدون غرض انجام دهيد؟

مدير بودن به اين معناست كه رفتار مثبت كاركنان را تشويق و همچنين مواردي را كه كارمند نياز به بهبودي دارد را شناسايي كنيد.

يك مدير لايق و موثر همچنين بايد تغييرات دلخواهش را هدايت كند. اين مطلب به اين معني است كه بتوان هر كارمند را به درستي طبق توانايي شخصي و مشاركت كاريش ارزيابي كرد.

مديران خوب به كارمندان كمك مي كنند تا اهداف كاري كوتاه مدت و بلندمدت را تحقق بخشيده و همچنين به كاركنان درباره كاري كه بايد درجهت رشد در سازمان انجام دهند كمك مي كنند. ارزيابي عملكرد يك وسيله عالي براي شروع تغييرات و استراتژي هاي سازمان است.